Booster sa bureautique gratuitement ... ou presque

Avec les modules complémentaires (appelés aussi « add-ons » et « add-ins ») des suites bureautiques de Microsoft et Google, il est possible de booster à l’IA ses logiciels de rédaction, tableurs et présentations. Cela permet de bénéficier des fonctionnalités de ChatGPT tout en restant dans son environnement de travail. Nous avons testé une douzaine d’extensions gratuites, et voici les quatre utiles à connaître.

GPT for Work (Excel Word et GPT for Sheets and Docs)

Notre chouchou, et pas seulement car il est développé par une entreprise française ! Talarian a développé deux modules, un pour la suite Microsoft (Word+Excel) et un autre pour la suite Google (Docs+Sheets).

On les trouve sur le site de Talarian, sur la Marketplace de Google Workspace ou dans le catalogue de modules complémentaires de Microsoft, via notamment le menu. Pour faire fonctionner ce logiciel avec ChatGPT, il est nécessaire créer une clé API sur ChatGPT (voir le tuto réalisé par WeDoData).

Avec Excel ou Sheets, cette extension permet de nettoyer et d’enrichir sa base de données en introduisant directement dans son document les invites (ou prompts) prérédigées de ChatGPT. Le plus impressionnant est sans doute lorsqu’on extrait ou ajoute des informations en ligne en décrivant simplement son besoin en langage naturel, sans recourir à des formules complexes.

Par exemple, pour compléter une liste de noms d’entreprises avec leurs départements, numéros de téléphones ou les villes d’établissement, on ajoute une colonne et il suffit d’insérer une invite préenregistrée dans une cellule, comme =GPT(« indique les numéros de téléphone »). Pour plus d’exemples, voir notre article Maîtriser l’open data et l’IA pour transformer et exploiter les données différemment, NETSOURCES N° 168, Janvier-février 2024.

Attention toutefois au risque d’hallucinations dans ce cas. Pour le limiter, penser au prompt, testé et approuvé « Si tu ne sais pas, n’invente pas », qui réduit grandement la marge d’erreur. Sur Word et Docs, l’extension fonctionne en français et il est possible de créer ou modifier du texte.

La version actuellement en ligne est une bêta gratuite, mais elle est aussi soumise aux limites de l’offre d’essai l’API de ChatGPT. Pour l’utiliser, il vaut mieux disposer de la version payante de ChatGPT. Il est aussi possible dans certains pays de choisir le modèle Claude en se connectant à l’API d’Anthropic, mais cette dernière n’est pas disponible en Europe.

Enfin, sur la suite Google, il faut savoir que le menu « Extension » qui permet d’afficher les « add-ons » ne s’affiche que sur les documents non partagés !

Figure 1 : Sur Word, GPT for Work s’affiche dans la barre d’outils et pour l’utiliser, une barre latérale s’ouvre à droite du document.