Les statistiques au service de la stratégie documentaire

Qu’il s’agisse du pilotage, de la valorisation ou de la communication de l’activité documentaire, comment les fonctionnalités statistiques de ces outils aident le documentaliste à tirer le meilleur parti de ses outils numériques ?

En documentation, nous avons recours à divers outils numériques pour accompagner nos activités, diffuser nos produits ou offrir des abonnements adaptés à nos utilisateurs.

Ces outils ne sont pas utilisés de la même façon selon la mission du service, la période de l’année et le type d’utilisateurs visés.

Grâce à l’analyse statistique, il est possible d’en tirer le meilleur parti en fonction de son propre usage. Voici trois exemples concrets, tirés de trois types d’outils différents.

Les outils de pilotage interne

L’analyse des statistiques fournies par les outils de gestion des fournisseurs d’information, les outils métier comme les logiciels documentaires ou un Système intégré de gestion de bibliothèque (SIBG) ou encore les outils de diffusion, permettent aux services d’information d’adapter leur offre de produits et services documentaires à leurs utilisateurs.

Par exemple, l’analyse de statistiques des bases de données proposées par Factiva, Orbis, Dalloz, etc. apporte un éclairage sur l’utilisation de leurs contenus comme le taux de consultation ou de téléchargement des informations.

Compte tenu de leur coût d’abonne­ment souvent très élevé, le service d’information doit évaluer les sta­tistiques de ces outils afin de garantir leur rentabilité. En fonction des chiffres recueillis, plusieurs conclusions peuvent être tirées et un plan d’action être établi.

Que la ressource soit sous-exploitée ou au contraire surexploitée, il faudra en comprendre les raisons : les utilisateurs connaissent-ils l’existence de l’outil ? Savent-ils s’en servir correctement ? Rencontrent-ils des difficultés de connexion ? L’outil répond-il à leurs besoins ?

Ces statistiques apportent ainsi autant d’informations nécessaires pour décider de façon éclairée de l’arrêt de l’abonnement ou au contraire de l’augmentation du « forfait » de mener une campagne de communication ou encore d’organiser des sessions de formation.