Conseils et astuces pour externaliser tout ou partie de sa veille

Il y a quelques semaines, nous avions publié un article intitulé « Gratuité de l’information pour la veille : la fin d’une époque ? ». Nous nous étions focalisés alors sur les solutions donnant directement accès aux articles et documents comme les sites de presse, les agrégateurs de presse, les bases de données scientifiques et techniques, etc. où le client ou l’utilisateur peut effectuer ses recherches d’informations et mettre en place ses veilles par lui-même.

Suite aux propositions de certains lecteurs, nous allons nous intéresser cette fois-ci à d’autres acteurs, dont l’offre est à regarder en cas d’externalisation de la veille : les sociétés de veille médias ou cabinets de veille dans la liste des solutions pour accéder à l’information payante.

Effectivement, ces acteurs représentent un part importante du marché de la veille et de ses acteurs.

Dans quels cas faut-il envisager d’externaliser tout ou partie de sa veille ? Quelles questions faut-il se poser avant de se lancer dans une telle démarche ? Et comment ce marché est-il structuré ?

Pourquoi donc externaliser tout ou partie de sa veille ?

L’externalisation de la veille est un phénomène en pleine expansion et il existe de multiples raisons de recourir à des prestataires externes pour tout ou partie de la veille :

• aucune structure de veille en interne ;
• volonté de développer une démarche de veille dans l’entreprise, en commençant par externaliser ce processus en vue de créer une structure dédiée en interne par la suite ;
• manque de temps ou surcharge de travail ponctuel ou régulier (collaborateurs en vacances, lancement de nouvelles veilles très chronophages);
• lancement de nouvelles veilles sur des sujets ou thématiques peu maîtrisés en interne;
• lancement de nouvelles veilles sur des pays et des langues non maîtrisées en interne;
• volonté de confier des veilles chronophages à l’extérieur pour pouvoir se consacrer à plus d’analyse;
• besoin d’accéder à des sources d’informations payantes ou outils payants non accessibles en interne;
• réalisation de veilles en temps réel qui exigent une très forte réactivité et des collaborateurs présents 24h/24 et 7jours/7.

Sur le même sujet, nous vous invitons à lire ou relire notre article « Externaliser sa veille : retour d’expérience dans le secteur pharmaceutique» paru en juillet dernier dans BASES (auteur : Marie-Laure Chesne-Seck).

Quelques conseils et éléments à prendre en compte quand on souhaite externaliser tout ou partie de sa veille

Quand on souhaite externaliser tout ou partie de sa veille, il convient de réfléchir en amont à ce que l’on souhaite et à ses besoins précis afin de s’orienter vers les prestataires les plus appropriés :

• Ai-je besoin d’une veille en temps-réel avec une réactivité 24h/24 et 7 jours sur 7 ?
• Ai-je besoin d’externaliser la partie collecte de l’information uniquement ou ai-je également besoin d’analyses poussées et d’études ?
• De quel type de veille et d’informations ai-je besoin : stratégique, concurrentielle, commerciale, innovation, scientifique, technique ?
• Quel est mon spectre géographique (la France uniquement, certains pays et langues spécifiques, etc.)
• Quel est le budget moyen dont je dispose ?
• Est-ce qu’une surveillance du Web ouvert et gratuit peut suffire?
• L’aspect outil de veille et de diffusion est-il important ?
• Ai-je besoin de prestations pré-packagés ou complètement personnalisés et adaptables ?

Externalisation : le marché de la veille en France

Quand on souhaite externaliser sa veille, les acteurs sur le marché français sont nombreux et les prestations proposées varient considérablement d’un acteur à l’autre.

On pourrait établir la typologie suivante :

• les cabinets et sociétés spécialisés sur la veille et l’intelligence économique comme FLA Consultants.
  Dans cette catégorie, on retrouve aussi bien des acteurs généralistes offrant des prestations de veille stratégique, concurrentielle, scientifique et technique quelque soit le secteur d’activité que des acteurs spécialisés sur un secteur d’activité ou un type de veille en particulier (veille appels d’offres, veille médias sociaux, etc.). Certains se concentrent sur l’information gratuite uniquement tandis que d’autres proposent une approche combinée.
• les grands acteurs de la veille médias comme Kantar Media ou l’Argus de la presse (racheté récemment par Cision) qui proposent une surveillance des médias et médias sociaux ;
• les agrégateurs de presse (comme Pressedd, par exemple), qui, en plus de l’accès à leurs bases de données, offrent aussi des prestations de veille clé-en-main ;
• les bases de données business, scientifiques et techniques qui proposent de plus en plus des prestations de veille ;
• les cabinets de conseils spécialisés sur le secteur d’activité qui peuvent également proposer des prestations de veille ;
• d’autres prestataires extérieurs pouvant inclure un volet « veille » à leur prestation (cabinet d’avocats, agence de communication) ;
• les organismes publics dont certains développent des veilles pour les petites structures ;
• les consultants indépendants.

Il n’en reste pas moins que la veille réalisée en interne, quand une telle structure existe, reste un processus indispensable. Car les professionnels en charge de cette activité ont généralement l’avantage d’avoir une excellente connaissance et compréhension de leur marché et secteur et, pour ceux disposant également d’une formation à la veille, d’avoir une réelle expertise en termes de sources d’information, méthodes et outils.

L’externalisation de la veille doit plutôt être perçue comme un complément que comme une solution visant à faire table rase des pratiques déjà existantes de l’entreprise.

Auteur : Carole Tisserand-Barthole, Rédactrice en chef de BASES et NETSOURCES