De la gestion de l’accès à l’information vers la création de connaissances via des dispositifs collaboratifs

Marie-Laure Chesne-Seck est actuellement consultante pour le cabinet Ourouk, spécialisé en management de l’information. Après une carrière de chercheuse en biophysique, elle gère l’information scientifique, puis crée une fonction d’« Intelligence Scientifique » pour le public R&D d’un grand groupe pharmaceutique.

Dans le cadre d’une série de trois articles, où Marie-Laure Chesne-Seck partage son expérience de la transformation de la fonction info-doc, l’auteur a d’abord exploré¹ les pistes suivies pour proposer une offre d’analyse à valeur ajoutée.

Elle poursuit ici en évoquant dans ce second article son rôle de chef de projet et d’assistant à maîtrise d’ouvrage pour deux systèmes d’information visant à partager la connaissance et à l’enrichir.

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Rappelons que la feuille de mission qui m’était confiée était large, et comportait notamment la gestion de la transition avec l’offre de service de l’ancienne fonction info-doc, en accompagnant l’autonomisation des publics, la mise en place d’une offre d’« Intelligence scientifique » en support de la prise de décision, l’AMOA² et l’animation de systèmes d’information collaboratifs, et enfin la gestion intelligente d’un budget destiné à l’outsourcing d’une partie de l’activité.

Les deux nouveaux systèmes d’information sur lesquels j’ai été appelée à travailler faisaient partie d’un large programme de refonte de l’ensemble des systèmes d’information destinés au public R&D, lequel incluait la mise en place d’une interface unique permettant d’accéder aux différentes bases de données. Les projets concernés par ce programme allaient du cahier de laboratoire au système de suivi de l’activité, en passant par l’analyse des données. L’idée était de lutter contre les « silos » entre départements, entre métiers, entre équipes en proposant des lieux numériques de discussion et de connaissance accessibles à tous, pour en finir avec les documents stratégiques perdus au fond d’un dossier ou d’une boîte mail.

La participation en tant qu’AMOA à des projets de gestion des connaissances faisait partie des besoins identifiés lors de la création de la fonction d’ « Intelligence Scientifique ». En effet, les équipes IT (DSI), faute de relais business dédié (souvent désigné comme « IT business partner »), finissaient souvent par prendre en charge à la fois l’AMOA et la MOE³, ce qui aboutissait à une insatisfaction de part et d’autre : pour les informaticiens, une surcharge de travail et la contrainte s’assumer des activités en dehors de leurs attributions naturelles ; du coté business, un sentiment de dépossession des problématiques IT, pourtant centrales pour la bonne marche de l’organisation.

Ainsi, la gestion de ces projets s’est faite « main dans la main » avec un chef de projet IT, plus spécifiquement chargé d’adresser les aspects techniques, l’AMOA étant donc chargé de porter les besoins métier.